FAQ Emis Madrasah 4.0 Update

Daftar pertanyaan yang sering ditanyakan oleh operator madrasah terkait Emis 4.0 ini telah di update pada nulan November 2023. Terdapat beberapa pertanyaan sekaligus jawabannya untuk dapat dirujuk oleh pihak madrasah apabila mengalami kendala-kendala dalam proses pendataan pada Emis Madrasah.

Emis 4.0 merupakan aplikasi pendataan satuan pendidikan dibawah naungan Kementerian Agama RI untuk acuan penentuan kebijakan serta program-program Kementerian Agama dalam bidang pendidikan.

Berikut ini adalah Frequently Asked Questions (FAQ) terkait Emis Madrasah 4.0 Update bulan November 2023. Silahkan cek dan simak dalam uraian berikut ini:

1. Mengapa Jumlah siswa di dashboard berbeda dengan jumlah di daftar siswa?

Ada schedule terkait update perhitungan jumlah data siswa di dashboard, sehingga dimungkinkan terdapat perbedaan dengan daftar siswa. Perbedaannya seharusnya tidak signifikan.

2. Mengapa Profil Madarasah tidak dapat di edit pada menu Identitas?

• Data pokok yang tidak bisa dirubah di emis : NPSN, NSM, Nama Lembaga, Status Madrasah, Jenis Lembaga,Kategori Madrasah
• Data Kelembagaan sedang dalam pengajuan perubahan (belum mendapatkan persetujuan)
• Sudah melakukan konfirmasi kelembagaan

3. Bagaimana cara mendapatkan NPSN bagi lembaga baru?

Pengajuan NPSN dilakukan otomatis oleh sistem antara EMIS dan VervalSP Pusdatin

Dipastikan lembaga telah melengkapi data kelembagaan terkait persyaratan penerbitan NPSN, yakni:

• Kelengkapan data profil kelembagaan
• Telah mengupload foto pendukung yang sesuai pada menu Galeri Foto
• Telah mengupload Dokumen Perizinan pada menu Dokumen perizinan

Pengajuan NPSN mendapat persetujuan oleh VervalSP Pusdatin Kemdikbud

4. Bagaimana mengatasi pengajuan NPSN yang Ditolak?

• Untuk dapat mengetahui status pengajuan NPSN adalah melalui menu Dashboard, kemudian geser ke bawah pada bagian informasi status pengajuan NPSN
• Validasi awal pengecekan kelengkapan data lembaga dilakukan di EMIS. Wewenang terbitnya NPSN sepenuhnya merupakan verifikasi dan validasi VervalSP Pusdatin. Lakukan perbaikan sesuai informasi penolakan NPSN yang tertera pada halaman Dashboard.

5. Bagaimana proses pengisian dan perbaikan data Akreditasi lembaga di Emis 4.0?

• Proses pengiriman data untuk akreditasi lembaga dilakukan berkala oleh EMIS ke BAN-SM atau BAN-PAUD melalui Pusdatin Kemdikbud.
• Pastikan lembaga melakukan pengisian kelengkapan data di EMIS agar saat ditarik datanya ke Pusdatin, sudah memenuhi kebutuhan untuk akreditasi.
• Proses update nilai Akreditasi lembaga di EMIS Pusdatin akan mengirimkan nilai akreditasi ke EMIS melalui server integrasi, dan EMIS mengupdate hasil nilai akreditasi ke masing- masing lembaga.

6. Input siswa belum masuk emis sudah lewat semester

• Input siswa tahun ajaran semester sebelumnya (terlambat diinput) penginputannya dilakukan di menu Input data siswa baru di Kemenag Kota/Kab dengan persetujuan Kemenag Provinsi
• Input melalui kemenag kota/kab untuk tingkat siswa dapat di sesuaikan, sehingga menghindari kesalahan tingkat pada siswa yang tertinggal

7. Penyebab Siswa Salah Tingkat di Ems 4.0 dan Cara Mengatasinya?

• Siswa telat input (lewat tahun ajaran yang seharusnya) Alasan karena siswa belum memiliki KK/dokumen penunjang lainnya.

Solusi: Mohon beri arahan kepada Lembaga untuk segera mendaftarkan seluruh siswa barunya pada periode tahun ajaran yang benar (tidak lewat tahun ajaran). Informasikan mengenai data-data yang tidak wajib di lengkapi di Emis 4.0 saat pendaftaran siswa, agar dapat dilengkapi menyusul di kemudian hari.

Contoh dokumen yang tidak wajib dilengkapi diawal pendataan : Kartu Keluarga

• Siswa mutasi tapi diinput menggunakan fitur PPDB (dipastikan menggunakan fitur yang sesuai)
• Siswa diinputkan melalui kemenag kota/kab kemudian user salah pilih tingkat/tidak memperhatikan kolom tingkat
• Salah proses akademik, seperti siswa yang seharusnya naik tetapi di proses dengan pilihan mengulang (tidak naik kelas) maupun sebaliknya (naik kelas)
• Siswa yang di proses reaktivasi oleh kemenag provinsi kondisi sudah lewat tahun ajaran, sehingga siswa aktif Kembali dengan data tingkat yang sama pada saat siswa tersebut di nonaktifkan.

8. Mengapa saat input ppdb menggunakan pilihan NISN / NIK tidak bisa “data tidak ditemukan”

• PPDB Input data baru akan melakukan pengecekan data ke EMIS apakah pernah ada sebelumnya.
• Pencarian berdasarkan NIK dan NISN ada untuk pengecekan di depan, dan tidak akan bisa input jika datanya tidak ditemukan di EMIS.
• Untuk jenjang RA dan MI dapat menggunakan pilihan input menggunakan Nama, Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir

9. Mengapa tidak bisa input ppdb keterangan “Tingkat terakhir siswa tidak sesuai untuk pendaftaran tingkat awal jenjang lembaga ini“

Untuk PPDB, tingkat yang bisa didaftarkan adalah siswa dengan:

• Status alumni pada jenjang sebelumnya (Pastikan pada lembaga asalnya siswa tersebut sudah diproses kelulusan siswanya agar dapat ditarik pada lembaga tujuannya sesuai jenjang)
• Status tidak aktif pada kelas awal jenjang yang sama.

10. Mengapa tidak bisa input ppdb keterangan “ Aktif di suatu Lembaga padahal siswa sudah tidak ada di Lembaga tersebut“?

Untuk PPDB, tingkat yang bisa didaftarkan adalah siswa dengan:

• Status alumni pada jenjang sebelumnya (Pastikan pada lembaga asalnya siswa tersebut sudah diproses kelulusan siswanya agar dapat ditarik pada lembaga tujuannya sesuai jenjang)
• Status tidak aktif pada kelas awal jenjang yang sama
• Siswa Aktif dengan perbedaan tahun ajaran yang berjalan tidak akan tampil di daftar siswa

11. Mengapa Siswa hilang di Emis?

Berkaitan dengan data siswa di Emis 4.0 hilang (sebelumnya ada) :

• Siswa telah di nonaktifkan pada semester sebelumnya
• Siswa telah di proses mutasi semester sebelumnya, tapi tidak di proses (kadaluarsa)
• Siswa pada semester sebelumnya tidak di masukkan ke rombel, status siswa (aktif tanpa rombel) atau tidak di proses akademik tertingal semester

12. Mengapa siswa hilang di Emis tapi di VervalPd ada?

Kemungkinan besar siswa telah di nonaktif di Emis 4.0 dengan pilihan “DATA GANDA”. Hal ini karena secara data siswa yang di nonaktifkan dengan pilihan "data ganda" dihapus dari sistem

Dampak nonaktif “DATA GANDA” :

• Saat pencarian di menu pencarian tidak akan di temukan / kosong hasilnya di Emis, tapi di Kemendikbud masih ada
• Laporan Siswa hilang di Emis tapi di VervalPd/ Kemdikbud ada
• Tidak dapat di reaktifasi menggunakan fitur Reaktifasi
• Tidak dapat di proses Ubah Tingkat
• Tidak dapat di proses Mutasi
• Tidak dapat di proses PPDB
• Tidak tampil di daftar siswa, monitoring siswa

Solusi: Mengajuan permohonan Pengaktifan

13. Bagaimana cara membatalkan proses kenaikan kelas?

• Proses pembatalan kenaikan kelas dapat dilakukan oleh operator lembaga dengan cara klik batalkan pada siswa yang akan di batalkan di halaman “sudah proses” menu kenaikan kelas kemudian proses ulang dengan ketentuan yang sesuai.
• Siswa yang salah proses kenaikan kelasnya dimana seharusnya mengulang tetapi dinaikkan. Silakan menggunakan prosedur diatas dan tidak perlu mengajukan perubahan tingkat di kemenag provinsi.

14. Bagaimana cara membatalkan proses kelulusan yang telah di setujui kamad?

• Kelulusan yang sudah disetujui kamad tidak dapat dilakukan pembatalan.
• Jika terdapat kekeliruan silakan berkoordinasi dengan UC Kanwil setempat untuk mengajukan permohonan batal kelulusan. setelah melakukan pengajuan, UC Kanwil akan meneruskan pengajuan ke pihak pusat untuk ditindak lanjuti

15. Mengapa Tidak dapat memproses kelulusan keterangan “Data Murid sedang dalam pengajuan Mutasi” padahal tidak ada siswa yang sedang mutasi?

• Pastikan tidak ada siswa yang belum tuntas proses mutasinya
• Status / Keterangan mutasi: 1) Menunggu Persetujuan, 2) Diajukan, 3) Ditolak

Pastikan seluruh proses mutasi telah Disetujui atau Dibatalkan jika mutasi tidak jadi, terutama pada rombel yang terkendala pada proses kelulusan.

16. Bagaimana cara membatalkan proses mutasi?

• Jika surat mutasi belum di cetak, maka untuk dapat membatalkan proses mutasinya lembaga dapat menghapus surat mutasi yang sudah dibuat untuk siswa terkait.
• Jika surat mutasi sudah di cetak, maka proses mutasi tidak dapat dibatalkan oleh lembaga asal (surat mutasi yang sudah di cetak tidak dapat di hapus). Untuk dapat membatalkan prosesnya, setelah diinput mutasi masuk di lembaga tujuan kemudian batalkan proses mutasinya oleh operator lembaga tujuan.
• Jika surat mutasi sudah dicetak dan belum ada lembaga tujuan. Maka proses mutasi tidak dapat dibatalkan oleh lembaga asal (surat mutasi yang sudah di cetak tidak dapat di hapus). Perlu berkoordinasi dengan lembaga setara untuk menginput mutasi masuk siswa terkait dan batalkan.

17. Apa Perbedaan dan kaitannya : Mutasi Ditolak & Mutasi Dibatalkan?

• Mutasi Ditolak - Artinya proses mutasi ditolak masih berlangsung proses mutasinya dan dapat diajukan kembali sesuai alasan penolakan untuk dilanjutkan proses mutasinya. Data siswa masih terdata (dalam proses mutasi) jika tidak dituntaskan akan menghambat proses kelulusan (proses mutasi gantung atau tidak jelas akan dilanjutkan atau di kembalikan)
• Mutasi Dibatalkan - Artinya proses mutasi di hentikan atau tidak dilanjutkan proses mutasinya dan data siswa akan otomatis kembali aktif di lembaga yang bersangkutan

18. Mengapa pilihan tahun ajaran baru tidak muncul?

Terkait pilihan tahun ajaran baru tidak tampil pada pembuatan rombel, penyebabnya adalah

• Ada siswa yg belum di proses kenaikan kelas (Proses akademik Kenaikan belum tuntas seluruhnya)
• Terdapat rombel pada tahun ajaran sebelumnya yang kosong (ada rombel tidak ada siswa), apabila ada rombel tidak terpakai di tahun ajaran sebelumnya silahkan untuk hapus rombel tersebut (masih ada button edit dan hapus)

19. Mengapa Pilihan kurikulum tidak tampil pada kolom pengisian Rombel - kurikulum merah?

• Jika lembaga belum mengatur kurikulum untuk tiap kelas di semester aktif saat ini, maka pilihan kurikulum tidak akan muncul saat pengisian rombel
• Dipastikan telah melakukan setting kurikulum pada menu Kelembagaan - Kurikulum untuk setiap kelas pada semester berjalan.

20. Bagaimana mengubah fungsi/jabatan GTK di Emis Madrasah?

Untuk mengubah Jenis penugasan Fungsi/jabatan GTK dapat dilakukan pada detail GTK menu Status dan Riwayat Kepegawaian

• Klik tombol Tambah
• Pilih Jenis Perubahan (Fungsi/Jabatan)
• Lalu isikan dengan data yang sesuai semua kolom isian

21. Apa perbedaan TMT Pegawai dan TMT Guru dan cara mengsisi TMT nya?

• TMT Pegawai adalah tanggal mulai tugas pertama kali GTK terkait bekerja di Lembaga terkait, dimana TMT Pegawai diambil dari Tanggal Efektif pada baris data paling awal di Lembaga tersebut (pada Tab status dan Riwayat Kepegawaian)
• TMT Guru adalah tanggal mulai tugas Guru yg di ambil dari tanggal SK, dengan tipe SK harus SK PTK
• Proses pengisiannya dilakukan pada Tab Status dan Riwayat Kepegawaian

22. Kode Aktivasi GTK tidak muncul (Lembar S02C tidak ada)?

• Integrasi SIMPEG dan SIMPATIKA hanya berlaku untuk guru yang belum pernah terdaftar di aplikasi EMIS 4.0
• Guru dengan Pendidikan terakhir > S1 akan dikirim ke SIMPATIKA
• Tenaga Kependidikan akan Dikirim ke SIMPATIKA tanpa batasan Pendidikan
• Calon guru tidak dikirimkan ke SIMPATIKA
• GTK baru yang diinput ke Emis sebelum rilis pembaharuan fitur integrasi Simpatika, tanggal (24 Februari 2023) tidak akan mendapat S02C/Kode

23. Bagaimana proses Sinkron data GTK ke Simpatika, untuk GTK Lama yang sudah terdata di Emis?

• Silakan dapat menggunakan fitur Sinkron Ke Simpatika pada menu GTK, Klik sinkron untuk menyinkronkan data GTK ke simpatika
• Data GTK yang tampil pada menu ini hanya gtk yang belum pernah di sinkronkan dari Emis ke Simpatika, termasuk yang tidak memenuhi syarat.

Frequently Asked Questions (FAQ) terkait Emis Madrasah 4.0 Update bulan November 2023 dalam format PDF juga dapat diunduh melalui tautan berikut ini: Unduh File.

Demikianlah informasi tentang Frequently Asked Questions (FAQ) terkait Emis Madrasah 4.0 Update, semoga dapat memberikan manfaat.